Хранение правоустанавливающих документов

Что нужно знать работодателю, чтобы на законных основаниях осуществлять создание и хранение кадровых документов в организации? Все эти документы, конечно же, имеют свои особенности и сроки хранения.


Одна из забот кадровой службы – хранение документов, необходимых для работы с личным составом. Каждая компания должна обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе по личному составу. При этом к условиям хранения проверяющие органы предъявляют специальные требования, а сроки хранения кадровых документов являются различными для разных категорий. Кроме того, уничтожение кадровых документов также требует особого порядка. Законодатель установил единообразные, выверенные правила ведения и хранения трудовых книжек.

Хранение правоустанавливающих документов

Начало нового года для многих кадровых отделов характеризуется переоформлением некоторых документов. Со временем в каждой компании, недавно начавшей свою деятельность, может скопиться большое количество документации, которую необходимо где-то хранить. Персональные данные работников относятся к той категории информации, которая должна не только храниться должным образом, но и уничтожаться, если в ней отпадает необходимость.

Хранение бухгалтерских и налоговых документов

Там, где есть хотя бы один работник, появляются трудовые отношения, которые должны быть надлежаще оформлены, а документы сохранены для дальнейшей правомерной деятельности организации и работника. Передача бумаг постоянного и долговременного хранения в архив предприятия должна быть проведена в течение трех лет после окончания дела, связанного с документооборотом.

Нововведения для кадровых документов

Сам процесс хранения имеет два этапа: текущий и последующий. Текущее хранение осуществляется в подлинниках и должно иметь специальное место, как минимум, сейф или шкаф с замком. За сохранность трудовых книжек, личных документов персонала отвечает руководитель, поэтому нельзя оставлять их без соответствующего надзора.

Для этого составляется опись и соответствующие акты. Руководитель несет ответственность за полную сохранность документов, переданных в архив и обязан обеспечить все необходимые условия. Один раз в пять лет предприятие обязано проводить технический контроль содержимого электронного архива и проводить перезапись устаревшей информации. Уменьшение срока хранения по отношению к указанному в нормативных актах не допускается.

Если документ ценен по каким-либо критериям, то срок его хранения продлевается. И все эти бумаги нужно определенным образом хранить. Помимо того, что документы имеют разную степень важности, у каждого из них есть свой срок хранения. Если организация будет соблюдать все соответствующие правила и сроки, то сможет избежать многих проблем. Первыми документами, которые получает любая организация, являются ее учредительные документы.

При утере такие документы легко восстанавливаются, после уплаты государственной пошлины. В соответствии с требованиями статьи 52 Гражданского кодекса РФ, любое юридическое лицо создается на основании учредительных документов. Состав и количество этих документов прямо зависит от организационно-правовой формы предприятия.

В любой организации ведется сразу множество важных бухгалтерских, кадровых и правоустанавливающих документов. Но есть документы, для которых установлены определенные сроки хранения — это различные письма, извещения и уведомления об изменениях в статусе организации и других переменах. Документами постоянного хранения необходимо считать все те, которые не перечислены в п. «б» ст.19 Перечня. Кадровые документы организаций, имеющие короткий срок хранения, в архив не передаются, а уничтожаются по специальному акту непосредственно в подразделениях компании.

Похожие материалы: